Jak zaksięgować listę płac i co powinna zawierać?

Lista płac pozostaje jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w księgowości kadrowej. Stanowi syntetyczne zestawienie wartości wynagrodzeń brutto oraz narzutów płacowych dla zatrudnionych – zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. Choć jej prowadzenie nie wynika wprost z przepisów prawa, w praktyce przyjęła się jako narzędzie usprawniające dokumentację rozliczeń wobec ZUS oraz urzędów skarbowych. Z tego względu umiejętność jej sporządzania oraz prawidłowego księgowania w KPiR ma fundamentalne znaczenie – zarówno dla biur rachunkowych, jak i przedsiębiorców prowadzących uproszczoną księgowość. Jak księgować listę płac i co to dokładnie jest? Zapraszamy do zapoznania się z  naszym wpisem!

Czym jest lista płac?

Lista płac to wewnętrzny dokument księgowy sporządzany na potrzeby ewidencjonowania wypłat wynagrodzeń. Obejmuje on zestawienie wszystkich należności dla pracowników – zarówno wynikających z umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Ujęte są tam zarówno składniki stałe, jak wynagrodzenie zasadnicze, jak i zmienne – premie, dodatki, świadczenia czy nagrody. Dokument ten uwzględnia również potrącenia obowiązkowe, takie jak zaliczki na podatek dochodowy czy składki ZUS. Sporządzany jest cyklicznie, zazwyczaj co miesiąc, równolegle z terminem wypłaty świadczeń. Dla księgowości pełni funkcję pomocniczą – stanowi podstawę do rozliczeń z urzędami i instytucjami, a także umożliwia weryfikację zgodności wypłat z zawartymi umowami.

Czy lista płac jest obowiązkowym dokumentem?

Obowiązujące przepisy prawa pracy ani ustawy o rachunkowości nie nakładają wprost obowiązku sporządzania listy płac. Niemniej jednak dokument ten, mimo braku formalnego wymogu, bywa powszechnie stosowany w firmach korzystających z pełnej księgowości i w działalnościach rozliczających się na podstawie KPiR. Powodem takiego stanu rzeczy jest jego praktyczne znaczenie. Lista ułatwia ewidencję wynagrodzeń, rozliczenia podatkowe i składkowe, a także stanowi wygodne źródło danych dla deklaracji ZUS czy informacji rocznych PIT. Uporządkowane zestawienie ułatwia również komunikację z pracownikami i minimalizuje ryzyko błędów przy naliczaniu należności.

Jakie dokumenty są wymagane do sporządzenia listy płac?

Aby przygotować listę płac, konieczne jest wcześniejsze zgromadzenie danych umożliwiających prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia oraz należnych obciążeń publicznoprawnych. Dokumentacja ta stanowi punkt wyjścia do sporządzenia zestawienia płacowego – zarówno w przypadku umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. W praktyce wymagane są:

• aktualna umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna, będąca podstawą zatrudnienia,
• lista obecności, zawierająca informację o liczbie przepracowanych dni lub godzin,
• oświadczenie PIT-2, wpływające na sposób naliczania zaliczki na podatek,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia – w przypadku nowozatrudnionych,
• dokumenty wewnętrzne dotyczące przyznanych premii, dodatków lub nagród, jeśli przewidziane są świadczenia zmienne.

Kompletność powyższych danych warunkuje nie tylko rzetelność naliczeń, ale również bezpieczeństwo podatkowe i składkowe przedsiębiorcy.

Co powinna zawierać lista płac dla pracownika?

Choć obowiązujące przepisy nie określają sztywnego wzoru listy płac, w praktyce wykształcił się ustandaryzowany zakres informacji, które powinny znaleźć się w tym dokumencie. Ich uwzględnienie nie tylko ułatwia rozliczenia, ale także zabezpiecza interesy obu stron stosunku pracy lub współpracy. Prawidłowo przygotowana lista płac dla pracownika zawiera:

• pełną nazwę pracodawcy,
• imię i nazwisko pracownika,
• okres rozliczeniowy, za jaki wypłacane jest wynagrodzenie,
• datę wypłaty,
• oznaczenie dokumentu – numer lub nazwę listy,
• podpisy osób odpowiedzialnych za przygotowanie zestawienia,
• wyszczególnienie składników wynagrodzenia, w tym:
  – wynagrodzenie zasadnicze,
  – premie, prowizje, dodatki funkcyjne,
  – świadczenia niepieniężne (np. ekwiwalenty),
  – składki ZUS finansowane przez pracownika,
  – zaliczkę na podatek dochodowy,
  – koszty uzyskania przychodu,
  – kwotę netto do wypłaty.

Struktura dokumentu powinna być przejrzysta, umożliwiająca kontrolę i weryfikację naliczonych należności.

Składniki wynagrodzenia wymagane przy liście płac

W celu prawidłowego rozliczenia wypłat, lista płac musi uwzględniać wszystkie elementy mające wpływ na ostateczną kwotę do wypłaty. Zakres składników uzależniony jest od rodzaju umowy, systemu wynagradzania oraz sytuacji ubezpieczeniowej pracownika lub zleceniobiorcy. Do najczęściej spotykanych pozycji należą:

• wynagrodzenie zasadnicze – ustalone w umowie podstawowe świadczenie pieniężne,
• premie uznaniowe i regulaminowe,
• prowizje handlowe,
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, świątecznych,
• świadczenia pozapłacowe – np. ryczałty za dojazdy, ekwiwalenty,
• składki ZUS finansowane przez pracownika – emerytalna, rentowa, chorobowa, zdrowotna,
• zaliczka na podatek dochodowy,
• koszty uzyskania przychodów,
• ulga podatkowa (jeśli złożono PIT-2),
• świadczenia zwolnione z opodatkowania, jeśli występują,
• dodatki specjalne i jednorazowe świadczenia, niezależnie od ich źródła.

Każdy z tych składników powinien być ujęty w sposób czytelny, z podziałem na kwoty brutto i potrącenia, tak by możliwe było ustalenie pełnego obrazu należności oraz podstawy opodatkowania i oskładkowania.

Jak prawidłowo zaksięgować listę płac w KPiR?

W księdze przychodów i rozchodów rozliczanie listy płac wymaga poprawnego przypisania wynagrodzeń oraz składek do właściwych kolumn. Podstawą księgowania pozostaje wartość wynagrodzenia brutto, a nie kwota netto faktycznie wypłacana pracownikowi. Wynagrodzenia ujmowane są:

• w kolumnie 12 KPiR – „Wynagrodzenia w gotówce i naturze”,
• na podstawie sumy wszystkich wynagrodzeń brutto przypadających za dany okres rozliczeniowy,
• niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, przelewem, czy świadczenia w naturze.

Sposób księgowania zależy od rodzaju zawartej umowy:

• dla umowy o pracę – księgowanie następuje w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, o ile wypłata nastąpiła terminowo,
• dla umowy zlecenia lub umowy o dzieło – ujmuje się wynagrodzenie w dniu faktycznej wypłaty, zgodnie z zasadą kasową.

W przypadku opóźnień w wypłacie wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, moment ujęcia kosztu przesuwa się na dzień wypłaty.

Gdzie księgować składki ZUS?

Składki na ubezpieczenia społeczne, które obciążają pracodawcę, nie trafiają do kolumny 12, lecz podlegają odrębnemu ujęciu w księdze. Wydatki te nie są częścią wynagrodzenia brutto, dlatego ich księgowanie odbywa się według innej zasady. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę, a także obowiązkowe wpłaty na:

• Fundusz Pracy (FP),
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),

ujmowane są:

• w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”,
• wyłącznie po ich opłaceniu, nie na podstawie listy płac ani deklaracji ZUS,
• z datą rzeczywistego dokonania przelewu do ZUS.

Zatem, jeżeli np. składki ZUS za maj zostały opłacone 14 czerwca – księgowanie następuje właśnie tego dnia. Termin płatności składek przypada na 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym – tylko po jego dochowaniu możliwe jest zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodu.

Jak księgować listę płac w przypadku zwolnienia ze składek ZUS?

W określonych sytuacjach przepisy dopuszczają zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS, co wpływa na sposób sporządzania listy płac oraz na późniejsze księgowanie tych kosztów. Dotyczy to przede wszystkim wybranych grup zatrudnionych objętych preferencjami ubezpieczeniowymi. Najczęściej występujące przypadki zwolnień to:

• studenci do 26. roku życia, zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia – brak obowiązku naliczania i odprowadzania składek społecznych oraz zdrowotnej,
• osoby wykonujące umowę o dzieło, jeśli nie są jednocześnie zatrudnione na umowę o pracę u tego samego płatnika – brak składek na ZUS w całości,
• zleceniobiorcy z innym tytułem do ubezpieczeń, np. etatem w innej firmie, mogą być częściowo zwolnieni z obowiązku opłacania składek.

W takich przypadkach:

• nie uwzględnia się składek w liście płac,
• nie dokonuje się zapisów w kolumnie 13 KPiR, ponieważ brak jest kosztu po stronie pracodawcy,
• kwotę brutto wynagrodzenia ujmuje się standardowo w kolumnie 12, w dniu wypłaty lub według zasad właściwych dla danego rodzaju umowy.

Pominięcie składek nie oznacza zmniejszenia obowiązków ewidencyjnych – przeciwnie, wymaga szczególnej staranności w zakresie dokumentowania podstaw do zastosowania zwolnienia.

Lista płac jako element porządku księgowego w firmie

Prawidłowe sporządzanie oraz księgowanie listy płac stanowi nieodłączny element rzetelnej rachunkowości w firmie zatrudniającej pracowników lub współpracowników. Choć sam dokument nie ma charakteru obligatoryjnego, jego stosowanie znacząco usprawnia dokumentowanie wynagrodzeń, ułatwia rozliczenia z organami państwowymi i pozwala uniknąć nieścisłości przy naliczaniu podatków oraz składek. Niezależnie od tego, czy przygotowywana jest lista płac umowy o pracę, czy też standardowa lista płac umowy zlecenia, warto zadbać o jej kompletność, przejrzystość i zgodność z bieżącymi regulacjami. Zastosowanie prawidłowych metod księgowania – zarówno dla wynagrodzeń, jak i składek – przekłada się na bezpieczeństwo podatkowe i organizacyjne każdej działalności gospodarczej.